Visselblåsarpolicy

Riktlinjer på Vinning

Bakgrund

På Vinning AB strävar vi efter att ha en öppen och transparent arbetsplats, där missförhållanden inte ska förekomma. Vårt grundläggande förhållningssätt är att ledarskapet och medarbetarskapet ska präglas av öppenhet och transparens. Medarbetare på Vinning uppmuntras alltid att i första hand vända sig till berörd person eller till sin närmsta chef vid eventuella problem och missförhållanden. Vinning följer aktuell lagstiftning gällande visselblåsning. Det är möjligt att slå larm om arbetsrelaterade missförhållanden av allmänintresse inom den verksamhet som rapportören är, har varit eller kommer att verka i.

1. VEM KAN VISSELBLÅSA?
Du kan visselblåsa och erhålla skydd utifrån visselblåsarlagen om du slår larm om arbetsrelaterade missförhållanden av allmänintresse inom den verksamhet som du är, har varit eller kommer att verka i. Det är alltså möjligt att rapportera om ett missförhållande även om du har avslutat eller ännu inte påbörjat ditt arbetsrelaterade förhållande med Vinning.

 
2. VAD KAN JAG VISSELBLÅSA OM?
Du kan visselblåsa och erhålla skydd utifrån visselblåsarlagen om du slår larm om arbetsrelaterade missförhållanden av allmänintresse inom den verksamhet som du är, har varit eller kommer att verka i. Det är alltså möjligt att rapportera om ett missförhållande även om du har avslutat eller ännu inte påbörjat ditt arbetsrelaterade förhållande med Vinning.


2.1 MISSFÖRHÅLLANDEN AV ALLMÄNINTRESSE
Du kan rapportera information om missförhållanden i ett arbetsrelaterat sammanhang som det finns  ett allmänintresse av att de kommer fram. Vid andra typer av personliga klagomål där det inte finns  ett allmänintresse av att de kommer fram, exempelvis tvister eller klagomål angående arbetsplatsen  eller arbetsmiljön, uppmanar vi dig att istället ta kontakt med din närmsta chef eller annan lämplig  ansvarig person. Detta för att säkerställa att dessa ärenden hanteras på bästa möjliga sätt. Exempel  på missförhållanden av allvarlig karaktär som kan rapporteras:  

 

• Medvetet felaktig bokföring, intern bokföringskontroll eller annan ekonomisk brottslighet.   

• Förekommande av stöld, korruption, skadegörelse, bedrägeri, förskingring eller dataintrång.   

• Allvarliga miljöbrott eller stora brister i säkerheten på arbetsplatsen.  

• Om någon utsätts för allvarliga former av diskriminering eller trakasserier.  

• Andra allvarliga missförhållanden som rör enskildas liv eller hälsa.   

• Andra allvarliga missförhållanden som rör företagets vitala intressen.  

2.2 MISSFÖRHÅLLANDE SOM STRIDER MOT EU-RÄTTEN
Dessutom finns möjligheten att rapportera  information om missförhållanden framkomna i ett arbetsrelaterat sammanhang som strider mot EU-rättsliga rättsakter eller bestämmelser. Misstänker du att detta förekommer, läs då gärna  visselblåsarlagen 2 § och visselblåsardirektivets tillämpningsområde i artikel 2 och bilaga del 1 för  tillämpliga lagar.

3. HUR RAPPORTERAR JAG?   
 

3.1 SKRIFTLIG RAPPORTERING
Vid ett skriftligt ärende använder vi oss av Visslan, som är vår digitala  visselblåsningskanal. Den är tillgänglig genom https://vinning.visslan-report.se/  På hemsidan väljer du “rapportera” för att sedan beskriva det misstänkta missförhållandet. Beskriv  gärna vad som hänt så ingående som möjligt, för att vi ska kunna säkerställa adekvata åtgärder. Det  är möjligt att bifoga ytterligare bevisning, i form av exempelvis skriftliga dokument eller bilder. 

IMG_5598.jpg

3.1.1 KÄNSLIGA PERSONUPPGIFTER   

Vänligen inkludera inte känsliga personuppgifter om eventuella personer som nämns i din rapport  om det inte är nödvändigt för att beskriva ditt ärende. Känsliga personuppgifter är uppgifter om  etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening,  hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter som  används för att entydigt identifiera en person.   

3.1.2 ANONYMITET
Du kan vara anonym under hela processen utan att det påverkar ditt rättsliga  skydd men du har även möjlighet att bekänna din identitet under strikt konfidentialitet. Anonymitet  kan i vissa fall försvåra ärendets uppföljningsmöjligheter och de åtgärder vi kan utföra. I sådant fall  kan vi be dig att under strikt konfidentialitet bekänna din identitet senare. 

3.1.3 ÄRENDEHANTERARE, UPPFÖLJNING OCH INLOGGNING
När du rapporterat får du en  sextonsiffrig kod, med vilken du kan logga in på https://vinning.visslan-report.se.  
 

Du måste spara koden för att kunna få åtkomst till ärendet igen. Om du tappar bort koden kan du  skicka in en ny rapport där du hänvisar till den föregående rapporten. Inom sju dagar får du en  bekräftelse på att ärendehanterare mottagit din rapportering. Ärendehanterare är den oberoende  och självständiga part som tar emot ärenden i rapporteringskanalen, vars kontaktuppgifter finns  bifogade i “6.1 Kontaktuppgifter till ärendehanterare”. Vid frågor eller funderingar kan du och  ärendehanterare framöver kommunicera genom plattformens inbyggda och anonyma chattfunktion.  Du får återkoppling inom tre månader med vilka eventuella åtgärder som genomförts eller planeras  med anledning av rapporteringen. Det är viktigt att du, med din sextonsiffriga kod, loggar in med  jämna mellanrum för att svara på eventuella följdfrågor ärendehanteraren kan ha. I vissa fall kan  ärendet inte tas vidare utan svar på sådana följdfrågor från dig som rapporterande person. Unsquare  Law har uppdraget att agera som mottagarfunktion för Vinning gällande visselblåsningsärenden via  visselblåsningsverktyget VISSLAN. Unsquare Law tar emot visselblåsningsärenden, kommunicerar  med visselblåsaren, gör en initial bedömning av ärendet och informerar om bedömningen till utsedd  person på Vinning. HR-avdelningen är utsedd funktion för att genomföra utredning av  visselblåsarärenden och tar hjälp av de personer och funktioner som krävs för att utredningen ska  kunna genomföras.   
 

3.2 MUNTLIG RAPPORTERING
Det är även möjligt att rapportera ett ärende muntligt genom att  ladda upp en ljudfil som en bilaga vid skapandet av ett ärende på https://vinning.visslan-report.se/  
 

I ljudfilen beskriver du samma sakomständigheter och detaljer som du hade gjort i ett skriftligt  ärende. Därtill kan ett fysiskt möte med ärendehanterare begäras via Visslan. Detta görs lättast  genom att antingen begära det i ett befintligt ärende, eller genom att skapa en ny rapport.   
 

3.3 EXTERN RAPPORTERING
Du har också möjlighet att rapportera om missförhållanden externt. Extern rapportering sker genom  att du kontaktar behörig myndighet eller, i tillämpliga fall, EU:s institutioner, organ eller byråer.  Kontaktupplysningar till dessa finns på följande webbadress:  

www.visslan.com/resources/visselblasarpolicy/extern-rapportering   
 

4. VILKA ÄR MINA RÄTTIGHETER?   
 

4.1 RÄTT TILL KONFIDENTIALITET

Under ärendets handläggning kommer din identitet som  rapporterande person behandlas konfidentiellt och obehöriga personer kommer inte ha åtkomst till  ärendet. Vi kommer inte att avslöja din identitet utan ditt samtycke om gällande lagstiftning inte  tvingar oss, och vi kommer säkerställa att du inte utsätts för repressalier med anledning av din  rapportering.   

 

4.2 SKYDD MOT REPRESSALIER
Vid visselblåsning föreligger skydd mot negativa konsekvenser med  anledning av rapportering av ett missförhållande i form av ett repressalieförbud. Skyddet mot  repressalier gäller även personer som bistår den rapporterande personen, dina kollegor, anhöriga  samt Vinning AB Tuvegatan 3, 571 41 Nässjö juridiska personer som du äger, arbetar för eller annars  har anknytning till. Detta innebär att hot om repressalier och försök till repressalier inte är tillåtna.  Exempel på repressalier är att du skulle bli uppsagd, få ändrade arbetsuppgifter, ålagda  disciplinåtgärder, hotad, diskriminerad, svartlistad inom din bransch eller dylikt på grund av att du  visselblåst. Även om du skulle identifieras och utsättas för repressalier omfattas du fortfarande av  skyddet, om du hade rimliga skäl att tro att missförhållandet som rapporterades var sant och inom  visselblåsarlagens tillämpningsområde. Notera dock att du inte är skyddad om det är ett brott i sig att  anskaffa eller ha tillgång till informationen som rapporterats. Skyddet mot repressalier gäller även i  rättsliga förfaranden såsom förtal, upphovsrättsintrång, brott mot tystnadsplikt, överträdelse av  dataskyddsregler, röjande av företagshemligheter eller avseende ersättningsanspråk som bygger på  privaträtt, offentlig rätt eller kollektiv arbetsrätt. Du ska inte åläggas ansvar av något slag som en  följd av rapporter eller offentliggöranden under förutsättning att du hade rimliga skäl att tro att det  var nödvändigt att rapportera eller offentliggöra sådan information för att avslöja ett  missförhållande.   

4.3 OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION

Skyddet gäller även vid offentliggörande av information. Det förutsätts då att du har rapporterat internt inom företaget och externt till en myndighet, eller direkt externt, och ingen lämplig åtgärd har vidtagits inom tre månader (i motiverade fall sex månader). Skydd erhålls även då du haft rimliga skäl att tro att det kan föreligga uppenbar fara för allmänheten ifall det inte offentliggörs, exempelvis i en nödsituation. Samma gäller då det vid extern rapportering finns risk för repressalier eller att det är osannolikt att missförhållandet kommer avhjälpas på ett effektivt sätt, exempelvis vid risk för att bevis kan döljas eller förstöras.

Notera dock att detta skydd inte tillämpas om du som rapporterande person lämnar ut information direkt till medier i enlighet med det annars gällande skyddssystem för yttrande och informationsfriheten. Du har alltså fortfarande meddelarskydd och anskaffarfrihet där det är tillämpligt.

Hjullastare, container, sax, WAC.JPEG

 

RÄTT TILL GENOMGÅNG AV DOKUMENTATION VID MÖTEN MED ÄRENDEHANTERARE
Om du begärt ett möte med ärendehanterare kommer denne/dessa att med ditt samtycke  säkerställa att fullständig och korrekt dokumentation av mötet bevaras i en varaktig och åtkomlig  form. Detta kan ske genom exempelvis en inspelning av samtalet eller genom att föra protokoll.  Efteråt kommer du att få tillfälle att kontrollera, rätta och godkänna protokollet genom att  underteckna det. Spelades samtalet inte in har ärendehanterare rätt att dokumentera samtalet  genom protokoll. Efteråt kommer du att få tillfälle att kontrollera, rätta och godkänna  transkriberingen genom att underteckna det. Vi rekommenderar att denna dokumentation förs i  Visslans plattform genom att visselblåsaren skapar ett ärende där informationen kan samlas på ett  säkert sätt. 

 5. GDPR OCH HANTERING AV PERSONUPPGIFTER 

Vi säkerställer därför att vår hantering av dina personuppgifter sker i enlighet med allmänna  dataskyddsförordningen (“GDPR”). Dessutom kommer samtliga personuppgifter utan relevans för  ärendet att raderas och ärendet sparas endast så länge det är nödvändigt. Som längst sparas ett  ärende i två år efter dess avslutande. För mer information om vår hantering av personuppgifter se vår integritetspolicy.   

6. YTTERLIGARE KONTAKT 
Har du frågor angående hur vi hanterar visselblåsarärenden är du alltid välkommen att kontakta ärendehanterare. Vid tekniska frågor om plattformen Visslan, skapa gärna ett ärende på https://vinning.visslan/report.se/. Är det inte möjligt, kontakta The Whistle Compliance Solutions AB som utvecklat Visslan. Kontaktuppgifter finns nedan.

6.1 KONTAKTUPPGIFTER TILL EXTERN ÄRENDEHANTERARE 
Namn: Unsquare Law Email: visslan@unsquarelaw.com 

6.2 KONTAKTUPPGIFTER TILL THE WHISTLE COMPLIANCE SOLUTIONS AB Email:clientsupport@visslan.com Växelnummer: +46 10-750 08 10 Direktnummer (Daniel Vaknine): +46 73 540 10 19

 

Definitioner

  • GDPR: General Data Protection Regulation, som är en europeisk förordning som reglerar behandlingen av personuppgifter och det fria flödet av sådana uppgifter inom Europeiska Unionen.

  • Visselblåsardirektivet: Direktiv 2019/1936 om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden av unionsrätten.

  • Visselblåsarlagen: Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

  • Visslan: The Whistle Compliance Solutions AB:s tjänst Visslan, som möjliggör digitala rapporteringar av missförhållanden: https://visslan.com/.

  • Missförhållanden: Handlande eller underlåtenheter som framkommit i ett arbetsrelaterat sammanhang som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram.

  • Rapportering: Muntligt eller skriftligt lämnande av information om missförhållanden.

  • Intern rapportering: Muntligt eller skriftligt tillhandahållande av information om missförhållanden inom ett företag i den privata sektorn.

  • Extern rapportering: Muntligt eller skriftligt tillhandahållande av information om missförhållanden till den/de behöriga myndigheterna.

  • Offentliggörande eller offentliggöra: Att göra information om missförhållanden tillgänglig för allmänheten.

  • Rapporterande person: En fysisk person som rapporterar eller offentliggör information om missförhållanden som förvärvats i samband med dennes arbetsrelaterade verksamhet.

  • Repressalie: Varje direkt eller indirekt handling eller underlåtenhet som sker i ett arbetsrelaterat sammanhang och som föranletts av intern eller extern rapportering eller av ett offentliggörande, och som ger upphov till eller kan ge upphov till oberättigad skada för den rapporterande personen.

  • Uppföljning: Varje åtgärd som vidtas av mottagaren av en rapport för att bedöma riktigheten i de påståenden som framställs i rapporten och, i förekommande fall, för att hantera den rapporterade överträdelsen, inbegripet genom åtgärder som interna undersökningar, utredningar, lagföring, åtgärder för att återkräva medel och att lägga ner förfarandet.

  • Återkoppling: information till rapporterande person (“visselblåsare”) om de åtgärder som planeras eller som har vidtagits som uppföljning och om grunderna för sådan uppföljning.